“การสื่อสาร”ภายในองค์กร มีความสำคัญยังไง?

“การสื่อสาร”ภายในองค์กร มีความสำคัญยังไง?

ในชีวิตประจำวัน การสื่อสารกับคนที่สนิทกันอยู่แล้วก็คงเป็นเรื่องง่าย ที่ใครๆก็ทำได้ แต่ในการทำงานมันกลับไม่ง่ายอย่างนั้นสิคะ ไม่ว่าจะวัฒนธรรมภายในองค์กร หรือจนกระทั่งผู้คนในองค์กรที่มีความแตกต่างกันไป และที่สำคัญก็คือ ทุกๆคนนั้นล้วนแต่เป็นคนที่เราไม่คุ้นเคย เพราะฉะนั้นจะทำอย่างไรได้บ้างล่ะ…

การสร้างปฏิสัมพันธ์

การเชื่อมต่อ, การมีส่วนร่วม, การคุยกัน การทำอะไรร่วมกัน นั่นเอง ซึ่งเป็นสิ่งพื้นที่ในการเชื่อมโยงกันในสังคม และดังที่บอกไปแล้วว่า องค์ประกอบทางการทำงานและการบริหารจัดการ มี (1) องค์กร (2) คน (3) งาน (4) การสื่อสาร การสร้างปฏิสัมพันธ์คือตัวเชื่อมโยงของทั้ง 4 ปัจจัยนี้เข้ามาด้วยกันนั่นเอง
หลักพื้นฐานที่จะทำให้เกิดปฏิสัมพันธ์คือ ความชอบ, ถูกใจ, โดนใจ, หรือการมีอะไรบางอย่างที่ connect หรือเชื่อมโยงถึงกัน

ก่อนจะเริ่มการมีปฏิสัมพันธ์กับทั้งภายใน และภายนอกองค์กร เราควรจะเตรียมตัวอย่างไร

ฝึกเป็นนักฟังที่ดี และนักถามที่ดี เพื่อการมีปฏิสัมพันธ์กันจะต้องการจุดเชื่อมโยงหรือ connect ซึ่งธรรมชาติของคน ชอบคนที่รับฟังเรา และเปิดโอกาสให้เราได้พูดบ้าง
ให้ความสำคัญกับคนที่จะมีปฏิสัมพันธ์ด้วยอย่างเป็นมิตรและเท่าเทียมกัน เพราะธรรมชาติอีก 1 ข้อ คนมักจะรู้ว่าเราสร้าง level ปฏิสัมพันธ์กับเค้าแบบไหน ด้วย common sense และบริบทการสื่อสารนั่นเอง
โฟกัส ผู้ร่วมปฏิสัมพันธ์ ไม่ใช่ทำอะไรอย่างอื่นไปพร้อมกันด้วยหลายอย่างในขณะที่กำลังพยายาม connect กับอีกฝ่าย
สุภาพ และอ่อนน้อม ไม่ทำให้คู่ร่วมสนทนาดูด้อยกว่า เป็นคุณลักษณะสำคัญที่ผู้อื่นจะอยากปฏิสัมพันธ์กับเราด้วย และยิ่งมีตำแหน่งที่สูงกว่า การอ่อนน้อมกว่า จะได้รับความเคารพ และเกรงใจมากกว่าแน่นอน
ไม่ควรพูดแค่เรื่องของตนเอง และในลักษณะชื่นชมตนเอง ควรเปิดโอกาสให้อีกฝ่ายพูด และเรามีส่วนร่วมร่วมถึงหากเป็นเรื่องที่ดีควรชมเชย และหากเป็นเรื่องที่อีกฝ่ายกำลังพยายาม ควรให้กำลังใจ
คิดก่อนพูด
Content connect ควรเป็นเรื่องที่ทำให้คู่สนทนาร่วมปฏิสัมพันธ์สามารถตอบสนองได้ เป็นเรื่องเกี่ยวข้องกันได้ทั้งสองฝ่าย
อย่าเป็นนักวิจารณ์ผู้อื่น โดยเฉพาะบุคคลอื่นที่ไม่ได้อยู่ร่วมการสร้างปฏิสัมพันธ์ทั้งต่อหน้าและลับหลัง แต่จงกล้าที่จะวิจารณ์และพูดถึงความผิดพลาดของตัวเอง อย่าลืมโจทย์ของเรา เราต้องอนุญาตให้ตัวเองไม่สมบูรณ์แบบก่อน และบวกแนวทางที่ตัวเองกำลังพัฒนาหรือปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้น

ก่อนเริ่มสร้างปฏิสัมพันธ์ เราจะมีวิธีวิเคราะห์คนที่เราจะสร้างปฏิสัมพันธ์อย่างไร เพื่อให้เกิดความประทับใจ (first impression)

อายุ, เพศ, สถานะภาพทางสังคมปัจจุบัน, การศึกษา, ตำแหน่งงาน หรือสิ่งที่เขากำลัง hold on อยู่
จากภาพลักษณ์ภายนอก เช่น การปรากฏตัวผ่านการแต่งกาย บางครั้ง บาง items สร้าง connect dot เปิดการสนทนาร่วมกันได้ เข็มขัดยี่ห้อเดียวกัน, หรือช่วยแนะนำบางอย่างเกี่ยวกับการแต่งกายที่คุณชอบจาก items ที่คู่สนทนาติดตัวมาก็ได้
บางครั้งรู้จักกันมาบ้างแล้ว และ connect กันบ้างผ่าน social media ลองติดตาม lifestyle ของเค้าดูว่าสนใจอะไรอยู่ เช่น ข่าวที่แชร์, กีฬาที่ชอบ, ของสะสม เป็นต้น เพื่อได้เห็นคุณลักษณะสำคัญบางอย่างที่โดดเด่นและเปิดจุดเปิดการ connect ของปฏิสัมพันธ์ได้

ถ้าต้องสร้างปฏิสัมพันธ์กับคนที่เราไม่ชอบ / มีบุคคลิกที่เราไม่ชอบต้องทำอย่างไร

เราต้องรู้ก่อนว่า ไม่ชอบเขาเพราะอะไร? เขาทำอะไรที่ไม่ดี และเสียหายต่อเราอย่างไร และเรื่องนั้นจริงเท็จอย่างไร เราประสบด้วยตัวเองหรือไม่ ต้องเคลียร์ข้อเท็จจริงก่อน
กลับไปที่เคยแนะแนวทางไปแล้ว ว่าในบางครั้ง เราตัดสินความไม่ชอบเขา จากทัศนคติของเราเองแต่ฝ่ายเดียวหรือเปล่า และรีบย้ายตัวเองไปยัง positive side ไม่นำพาทัศนคติที่ไม่ดีไปทำการสร้างปฏิสัมพันธ์ ไม่งั้นมันจะนำพาอารมณ์และอคติไปด้วย
เราต้องรู้บทบาทและหน้าที่ของตัวเองเป็นสำคัญ ว่าเราคือนักบริหาร และสิ่งที่เราจะต้องสร้างปฏิสัมพันธ์นั้น เราอยู่ในบทบาทใด เพื่อแยกให้ออกจากความเป็นตัวตน และเราต้อง work professional นั่นเอง

ทำอย่างไรเพื่อที่จะรักษาความสัมพันธ์หลังจากสร้างปฏิสัมพันธ์แล้ว

ความสม่ำเสมอ และก็ให้ความสำคัญกับผู้ที่เราได้เปิดการสร้างปฏิสัมพันธ์ไปแล้วผ่าน lifestyle ของเขานั่นเอง

.
Brand Communication Agency
Branding & Communication full service
Line: @brandcommunication
Email: info@brandcom.co.th